TOGAF® Standard — ADM Techniques¶

7. Đánh giá Mức độ Sẵn sàng Chuyển đổi Kinh doanh (Business Transformation Readiness Assessment)¶

Đánh giá Mức độ Sẵn sàng Chuyển đổi Kinh doanh (Business Transformation Readiness Assessment) là một kỹ thuật được sử dụng để đánh giá và định lượng mức độ sẵn sàng của một tổ chức để trải qua thay đổi. Đây là một phần quan trọng trong việc triển khai Kiến trúc Doanh nghiệp thành công.

Kỹ thuật này được xây dựng dựa trên công việc của Chính phủ Canada và Chương trình Kích hoạt Chuyển đổi Kinh doanh (Business Transformation Enablement Program - BTEP) của họ.

7.1. Giới thiệu (Introduction)¶

Kiến trúc Doanh nghiệp (Enterprise Architecture) là một nỗ lực lớn trong tổ chức, và thường thì một Tầm nhìn Kiến trúc (Architecture Vision – Giai đoạn A) mang tính đổi mới cùng với Định nghĩa Kiến trúc (Architecture Definition – Giai đoạn B đến D) sẽ kéo theo những thay đổi đáng kể.

Có nhiều khía cạnh của sự thay đổi, nhưng quan trọng nhất vẫn là yếu tố con người.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp hình dung việc hợp nhất các kho thông tin và chuyển sang một mô hình mới như dịch vụ định hướng (service orientation) để cung cấp dịch vụ tích hợp, thì những tác động đến nguồn nhân lực sẽ là rất lớn. Trong trường hợp kết hợp với một văn hóa ngại thay đổi và một lực lượng lao động có kỹ năng hạn chế, ngay cả một kiến trúc sáng tạo và vững chắc nhất cũng có thể không được triển khai.

Do đó, hiểu rõ mức độ sẵn sàng của tổ chức để chấp nhận thay đổi, nhận diện các vấn đề, và xử lý chúng trong Kế hoạch Triển khai và Di chuyển (Implementation and Migration Plans) là chìa khóa để chuyển đổi kiến trúc thành công trong Giai đoạn E và F. Đây sẽ là một nỗ lực chung giữa nhân sự cấp tập đoàn (đặc biệt là phòng Nhân sự – HR), các đơn vị kinh doanh, và các nhà hoạch định CNTT.

Các hoạt động được khuyến nghị trong việc đánh giá mức độ sẵn sàng của một tổ chức để thực hiện chuyển đổi kinh doanh bao gồm:

Xác định các yếu tố sẵn sàng (readiness factors) có tác động đến tổ chức
Trình bày các yếu tố sẵn sàng bằng mô hình trưởng thành (maturity models)
Đánh giá các yếu tố sẵn sàng, bao gồm việc xác định mức độ sẵn sàng (readiness factor ratings)
Đánh giá rủi ro cho từng yếu tố sẵn sàng và xác định các hành động cải thiện để giảm thiểu rủi ro
Tích hợp các hành động này vào Kế hoạch Triển khai và Di chuyển (Implementation and Migration Plan) ở Giai đoạn E và F

7.1.1. Chương trình Tăng cường Chuyển đổi Kinh doanh (Business Transformation Enablement Program – BTEP)¶

Chương trình Tăng cường Chuyển đổi Kinh doanh (BTEP) của Chính phủ Canada cung cấp hướng dẫn về cách nhận diện các vấn đề liên quan đến chuyển đổi kinh doanh.

BTEP khuyến nghị rằng mọi dự án đều nên thực hiện một đánh giá mức độ sẵn sàng cho chuyển đổi (transformation readiness assessment) nhằm ít nhất là phát hiện ra các vấn đề liên quan đến chuyển đổi kinh doanh.

Đánh giá này dựa trên việc xác định và phân tích/đánh giá một loạt các yếu tố sẵn sàng. Kết quả thu được là một sự hiểu biết sâu sắc hơn về những thách thức và cơ hội có thể xuất hiện trong quá trình thực hiện.

Nhiều thách thức sẽ trực tiếp chuyển thành rủi ro cần phải được giải quyết, giám sát, và nếu có thể thì giảm thiểu.

Các phần tiếp theo sẽ mô tả về Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi kinh doanh (Business Transformation Readiness Assessment) theo phương pháp BTEP, bao gồm một số bài học kinh nghiệm. Người đọc nên lưu ý rằng hầu hết các tổ chức đều có một tập hợp các yếu tố và tiêu chí đặc thù của riêng mình, nhưng nhìn chung thì khá tương đồng.

7.2. Xác định các Yếu tố Sẵn sàng (Determine Readiness Factors)¶

Bước đầu tiên là xác định những yếu tố sẽ tác động đến quá trình chuyển đổi kinh doanh liên quan đến việc di chuyển từ Kiến trúc Hiện trạng (Baseline Architectures) sang Kiến trúc Mục tiêu (Target Architectures). Điều này có thể được thực hiện tốt nhất thông qua việc tổ chức một hội thảo có sự tham gia của các cá nhân từ các bộ phận khác nhau của tổ chức. Trong hội thảo này, việc bắt đầu với một danh sách các yếu tố dự kiến để người tham gia có thể sử dụng lại, từ chối, bổ sung hoặc thay thế là rất hữu ích.

Một số ví dụ về các yếu tố rút ra từ BTEP bao gồm:

Tầm nhìn (Vision): Khả năng xác định rõ ràng và truyền đạt những gì cần đạt được, bao gồm các mục tiêu chiến lược và cụ thể.
Mong muốn, Sẵn lòng và Quyết tâm (Desire, Willingness, and Resolve): Sự hiện diện của mong muốn đạt được kết quả, sẵn lòng chấp nhận tác động của công việc, và quyết tâm thực hiện đến cùng.
Nhu cầu (Need): Có một nhu cầu cấp thiết để thực hiện nỗ lực, với những tuyên bố rõ ràng về những gì tổ chức sẽ không thể làm nếu dự án không tiến hành.
Trường hợp Kinh doanh (Business Case): Tồn tại một trường hợp kinh doanh tạo ra trọng tâm mạnh mẽ cho dự án, xác định các lợi ích phải đạt được.
Nguồn tài trợ (Funding): Tồn tại một nguồn tài chính rõ ràng đáp ứng các chi phí tiềm năng của nỗ lực.
Tài trợ và Lãnh đạo (Sponsorship and Leadership): Sự lãnh đạo được chia sẻ rộng rãi nhưng không quá rộng để làm loãng trách nhiệm.
Quản trị (Governance): Khả năng thu hút sự tham gia và hỗ trợ của tất cả các bên có lợi ích hoặc trách nhiệm đối với nỗ lực.
Trách nhiệm giải trình (Accountability): Việc giao trách nhiệm cụ thể và phù hợp, sự công nhận các kỳ vọng có thể đo lường được của tất cả các bên liên quan.
Cách tiếp cận Khả thi và Mô hình Thực hiện (Workable Approach and Execution Model): Một cách tiếp cận có ý nghĩa liên quan đến nhiệm vụ, với một môi trường hỗ trợ, được mô phỏng theo một cách tiếp cận đã được chứng minh.
Năng lực Thực hiện của IT (IT Capacity to Execute): Khả năng thực hiện tất cả các nhiệm vụ IT yêu cầu của dự án, bao gồm kỹ năng, công cụ, quy trình và năng lực quản lý.
Năng lực Thực hiện của Doanh nghiệp (Enterprise Capacity to Execute): Khả năng của doanh nghiệp để thực hiện tất cả các nhiệm vụ yêu cầu của nỗ lực, ngoài lĩnh vực IT, bao gồm khả năng đưa ra quyết định trong những hạn chế thời gian chặt chẽ.
Khả năng Triển khai và Vận hành của Doanh nghiệp (Enterprise Ability to Implement and Operate): Khả năng triển khai các yếu tố chuyển đổi và các quy trình kinh doanh liên quan, hấp thụ các thay đổi phát sinh từ việc triển khai, và khả năng liên tục hoạt động trong môi trường mới.

7.3. Trình bày các Yếu tố Sẵn sàng (Present Readiness Factors)¶

Sau khi các yếu tố được xác định, cần trình bày chúng theo cách mà việc đánh giá rõ ràng và thu được giá trị tối đa từ những người tham gia. Một cách trình bày hiệu quả là sử dụng mô hình trưởng thành (maturity models). Nếu mỗi yếu tố được chuyển đổi thành một mô hình trưởng thành (cũng là một tài sản quản trị có thể tái sử dụng) kèm theo một mẫu bảng tính chuẩn chứa tất cả thông tin và suy luận cần thu thập, nó có thể là một công cụ rất hữu ích.

Mô hình trưởng thành nên cho phép người tham gia:

Đánh giá mức độ trưởng thành hiện tại của họ (Kiến trúc Hiện trạng).
Xác định mức độ trưởng thành mục tiêu cần đạt được để hiện thực hóa Kiến trúc Mục tiêu.
Xác định một mục tiêu trung gian có thể đạt được trong khung thời gian ngắn hơn.

Một ví dụ về mô hình độ trưởng thành được trình bày trong Hình 7-1 cho một trong các yếu tố BTEP.

Figure 7-1: Business Transformation Readiness Assessment — Maturity Model

7.4. Đánh giá các Yếu tố Sẵn sàng (Assess Readiness Factors)¶

Lý tưởng nhất, các yếu tố nên được đánh giá trong một hội thảo đa ngành. Việc sử dụng một loạt các mẫu cho từng yếu tố sẽ đẩy nhanh quá trình đánh giá và đảm bảo tính nhất quán trên phạm vi rộng các yếu tố.

Đánh giá nên giải quyết ba điều, cụ thể là:

Tầm nhìn Yếu tố Sẵn sàng (Readiness Factor Vision): Xác định nơi doanh nghiệp phải phát triển để giải quyết yếu tố đó.
Xếp hạng Yếu tố Sẵn sàng (Readiness Factor Rating): Xác định mức độ quan trọng của từng yếu tố đối với việc đạt được Kiến trúc Mục tiêu, cũng như mức độ thách thức khi di chuyển yếu tố sang trạng thái tầm nhìn chấp nhận được. BTEP sử dụng một cơ chế xếp hạng sẵn sàng (Readiness Rating Scheme) bao gồm:
- Mức độ khẩn cấp (Urgency): Hành động cần thiết trước khi sáng kiến chuyển đổi có thể bắt đầu.
- Trạng thái sẵn sàng (Readiness Status): Được xếp hạng là Thấp, Khá, Chấp nhận được, Tốt hoặc Cao.
- Mức độ khó khăn để khắc phục (Degree of Difficulty to Fix): Đánh giá nỗ lực cần thiết để vượt qua các vấn đề đã xác định là Không cần hành động, Dễ, Trung bình hoặc Khó.
Mặc dù có thể sử dụng mẫu chi tiết hơn trong buổi workshop, việc tạo bảng tóm tắt kết quả để tổng hợp các yếu tố và cung cấp cái nhìn tổng quan về quản lý là rất hữu ích. Bảng tóm tắt được trình bày trong Hình 7-2.
Rủi ro và Hành động Yếu tố Sẵn sàng (Readiness Factor Risks & Actions): Sau khi các yếu tố được xếp hạng và đánh giá, hãy đưa ra một loạt các hành động sẽ giúp các yếu tố thay đổi sang trạng thái thuận lợi. Mỗi yếu tố nên được đánh giá về mặt rủi ro và một loạt các hành động cải thiện được vạch ra. Những hành động mới được xác định này sau đó sẽ được chính thức đưa vào Kế hoạch Triển khai và Di chuyển đang hình thành.

7.5. Kế hoạch Sẵn sàng và Di chuyển (Readiness and Migration Planning)¶

Việc đánh giá sẽ cung cấp một cái nhìn thực tế về tổ chức và sẽ là đầu vào quan trọng cho kế hoạch di chuyển chiến lược sẽ được khởi xướng trong Giai đoạn E và hoàn thành trong Giai đoạn F. Điều quan trọng là phải lưu ý liệu các hành động chuyển đổi kinh doanh có nằm trên lộ trình quan trọng của tầm nhìn hay không, và nếu có, xác định chúng sẽ tác động như thế nào đến việc triển khai.

Các yếu tố sẵn sàng, như một phần của Kế hoạch Triển khai và Di chuyển tổng thể, sẽ phải được giám sát liên tục (Giai đoạn G) và các hành động khắc phục nhanh chóng được thực hiện thông qua khung quản trị IT để đảm bảo rằng các kiến trúc đã xác định có thể được triển khai.

7.4. Tiếp thị Kế hoạch Triển khai (Marketing the Implementation Plan)¶

Định nghĩa Kiến trúc không nên được phổ biến rộng rãi cho đến khi các vấn đề chuyển đổi kinh doanh được xác định và giảm thiểu, và các hành động liên quan trở thành một phần của kế hoạch "tiếp thị" tổng thể cho tầm nhìn và Kế hoạch Triển khai và Di chuyển. Ví dụ, việc hợp nhất các kho thông tin có thể dẫn đến hàng trăm việc làm bị mất, và tầm nhìn này không nên được công bố trước khi một kế hoạch chuyển đổi kinh doanh/nhân sự hỗ trợ được xây dựng để đào tạo lại hoặc hỗ trợ người lao động tìm kiếm việc làm mới.

Các hội thảo về chuyển đổi kinh doanh là một phần quan trọng của Kế hoạch Truyền thông, nơi các cá nhân chủ chốt trong tổ chức cùng nhau đánh giá ý nghĩa của việc chuyển đổi doanh nghiệp.

7.7. Kết luận (Conclusion)¶

Tóm lại, việc triển khai Kiến trúc Doanh nghiệp sẽ đòi hỏi kiến thức sâu sắc và nhận thức về tất cả các yếu tố chuyển đổi kinh doanh ảnh hưởng đến việc chuyển đổi sang trạng thái tầm nhìn. Với sự phát triển của IT, công nghệ thực tế không còn là vấn đề thực sự trong Kiến trúc Doanh nghiệp nữa, mà các yếu tố quan trọng thường là yếu tố văn hóa. Bất kỳ Kế hoạch Triển khai và Di chuyển nào cũng phải xem xét cả hai yếu tố này. Bỏ qua chúng và chỉ tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật chắc chắn sẽ dẫn đến một triển khai không đạt được lời hứa thực sự của một Kiến trúc Doanh nghiệp có tầm nhìn.