Skip to content

TOGAF® Standard — Enterprise Architecture Capability and Governance

4. Ban Kiến trúc (Architecture Board)

Ban Kiến trúc (Architecture Board) là một yếu tố then chốt trong một chiến lược Quản trị Kiến trúc (Architecture Governance) thành công. Đó là một hội đồng xuyên tổ chức (cross-organization) được thành lập với sự ủng hộ của ban điều hành (executive management) để giám sát việc thực hiện chiến lược Kiến trúc Doanh nghiệp (Enterprise Architecture Governance strategy).

4.1. Vai trò (Role)

  • Đại diện cho tất cả các bên liên quan (stakeholders) chính trong kiến trúc và thường bao gồm một nhóm các giám đốc điều hành (executives) chịu trách nhiệm xem xét và duy trì kiến trúc tổng thể.
  • Có thể có phạm vi toàn cầu (global), khu vực (regional) hoặc theo lĩnh vực kinh doanh (business line scope).
  • Trong các doanh nghiệp lớn hơn, Ban Kiến trúc thường bao gồm đại diện từ tổ chức ở ít nhất hai cấp độ: Cấp độ địa phương (Local) với các chuyên gia miền (domain experts) và trách nhiệm theo tuyến (line responsibility), và cấp độ Toàn cầu (Global) với trách nhiệm trên toàn tổ chức (organization-wide responsibility).
  • Mỗi ban được thành lập với các trách nhiệm (Responsibilities), khả năng ra quyết định (decision-making capabilities), phạm vi ủy quyền (remit) và giới hạn quyền hạn (authority limits) được xác định rõ ràng.
  • Là nhà tài trợ (sponsor) của kiến trúc trong doanh nghiệp, nhưng bản thân Ban Kiến trúc cũng cần một nhà tài trợ điều hành (executive sponsor) từ cấp cao nhất của tập đoàn, cam kết này phải kéo dài từ quá trình lập kế hoạch đến giai đoạn bảo trì (maintenance phase) của dự án kiến trúc.
  • Có thể bao gồm các thành viên từ Hội đồng Quản trị (Board of Directors) của công ty, những người có kiến thức đa dạng về kinh doanh và có thể xác nhận sự phù hợp của các chiến lược CNTT (IT strategies) với các mục tiêu kinh doanh (business objectives).

4.2. Trách nhiệm (Responsibilities)

Ban Kiến trúc thường chịu trách nhiệm và có trách nhiệm giải trình (accountable) để đạt được một số hoặc tất cả các mục tiêu sau:

  • Cung cấp cơ sở cho tất cả các quyết định liên quan đến kiến trúc.
  • Đảm bảo tính nhất quán (Consistency) giữa các kiến trúc con (sub-architectures).
  • Thiết lập mục tiêu tái sử dụng (re-use) các thành phần.
  • Đảm bảo tính linh hoạt (Flexibility) của Kiến trúc Doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu kinh doanh thay đổi và tận dụng các công nghệ mới.
  • Thực thi Tuân thủ Kiến trúc (Architecture Compliance).
  • Cải thiện mức độ trưởng thành (maturity level) của kỷ luật kiến trúc trong tổ chức.
  • Đảm bảo áp dụng kỷ luật phát triển dựa trên kiến trúc.
  • Hỗ trợ khả năng leo thang (escalation capability) rõ ràng cho các quyết định vượt giới hạn.

Từ góc độ hoạt động (operational perspective), các trách nhiệm bổ sung bao gồm:

  • Tất cả các khía cạnh giám sát (monitoring) và kiểm soát (control) của Hợp đồng Kiến trúc (Architecture Contract).
  • Họp thường xuyên.
  • Đảm bảo quản lý và thực hiện kiến trúc một cách hiệu quả và nhất quán.
  • Giải quyết các mơ hồ (ambiguities), vấn đề (issues) hoặc xung đột (conflicts) đã được leo thang.
  • Cung cấp lời khuyên (advice), hướng dẫn (guidance) và thông tin.
  • Đảm bảo tuân thủ kiến trúc và cấp các trường hợp miễn trừ (dispensations) phù hợp với công nghệ.
  • Xem xét thay đổi chính sách (policy changes) khi các yêu cầu miễn trừ tương tự được yêu cầu và cấp.
  • Đảm bảo rằng tất cả thông tin liên quan đến việc thực hiện Hợp đồng Kiến trúc được công bố trong điều kiện kiểm soát và cung cấp cho các bên được ủy quyền (authorized parties).
  • Xác thực mức độ dịch vụ (service levels), tiết kiệm chi phí (cost savings) được báo cáo, v.v..

Từ góc độ quản trị (governance perspective), Ban Kiến trúc cũng chịu trách nhiệm về:

  • Sản xuất tài liệu và hoạt động quản trị hữu ích.
  • Cung cấp cơ chế để chấp nhận và phê duyệt kiến trúc chính thức thông qua sự đồng thuận (consensus) và công bố có thẩm quyền.
  • Cung cấp cơ chế kiểm soát cơ bản để đảm bảo thực hiện kiến trúc hiệu quả.
  • Thiết lập và duy trì mối liên hệ giữa việc thực hiện kiến trúc, chiến lược kiến trúc và các mục tiêu được thể hiện trong Kiến trúc Doanh nghiệp, và các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
  • Xác định sự sai lệch (divergence) so với kiến trúc và lập kế hoạch hoạt động để tái sắp xếp (realignment) thông qua các trường hợp miễn trừ (dispensations) hoặc cập nhật chính sách (policy updates).

4.3. Thiết lập Ban Kiến trúc (Setting Up the Architecture Board)

  • Tài trợ Kiến trúc Doanh nghiệp (Enterprise Architecture Sponsorship): Nhà tài trợ điều hành (executive sponsor) của nỗ lực kiến trúc ban đầu thường là CIO (Chief Information Officer) hoặc một giám đốc điều hành cấp cao khác. Tuy nhiên, để có được sự hỗ trợ rộng rãi của doanh nghiệp, một cơ quan tài trợ (sponsoring body) có ảnh hưởng hơn. Cơ quan này được gọi là Ban Kiến trúc.
  • Quy mô của Ban (Size of the Board): Kích thước khuyến nghị cho Ban Kiến trúc là bốn hoặc năm (và không quá mười) thành viên thường trực. Để đảm bảo sự đại diện trên toàn doanh nghiệp theo thời gian trong khi giữ kích thước hợp lý, tư cách thành viên có thể được luân chuyển (rotated). Tuy nhiên, cần có sự liên tục (continuity) trong Ban Kiến trúc để ngăn kiến trúc doanh nghiệp dao động từ một ý tưởng này sang ý tưởng khác. Một kỹ thuật để đảm bảo luân chuyển với sự liên tục là có các nhiệm kỳ (set terms) cho các thành viên và có các nhiệm kỳ hết hạn vào những thời điểm khác nhau.
  • Cấu trúc Ban (Board Structure): Khung quản trị kiến trúc TOGAF (TOGAF Architecture Governance Framework) cung cấp một khuôn khổ tổ chức chung định vị Ban Kiến trúc trong bối cảnh các cấu trúc quản trị rộng lớn hơn của doanh nghiệp. Cấu trúc này xác định các nhóm tổ chức chính và trách nhiệm, cũng như mối quan hệ giữa mỗi nhóm. Cần xem xét kích thước của tổ chức, hình thức của nó và cách các chức năng CNTT được triển khai để thiết kế cấu trúc Ban Kiến trúc. Cấu trúc của Ban Kiến trúc nên phản ánh hình thức của tổ chức và có thể bao gồm sự kết hợp của các quy trình quản trị CNTT hiện có, cấu trúc tổ chức và khả năng, chẳng hạn như hội đồng quản trị toàn cầu (Global governance board), hội đồng quản trị địa phương (Local governance board), cơ quan thiết kế (Design authorities) và các nhóm làm việc (Working parties).

4.4. Vận hành Ban Kiến trúc (Operation of the Architecture Board)

  • Tổng quan (General): Các cuộc họp của Ban Kiến trúc nên được tiến hành với chương trình nghị sự (agendas) được xác định rõ ràng, các mục tiêu (objectives) rõ ràng, phạm vi nội dung (content coverage) và các hành động (actions) được định nghĩa. Các cuộc họp này sẽ cung cấp định hướng chính trong việc hỗ trợ sản xuất tài liệu và hoạt động quản trị chất lượng, cung cấp cơ chế chấp nhận chính thức, cung cấp cơ chế kiểm soát cơ bản, thiết lập và duy trì mối liên kết giữa việc thực hiện kiến trúc và chiến lược/mục tiêu của tổ chức, và xác định sự sai lệch so với hợp đồng.
  • Chuẩn bị (Preparation): Mỗi người tham gia sẽ nhận được chương trình nghị sự và bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào (ví dụ: yêu cầu miễn trừ, báo cáo quản lý hiệu suất) và dự kiến sẽ quen thuộc với nội dung của chúng.
  • Chương trình nghị sự (Agenda): Các mục trong chương trình nghị sự của cuộc họp Ban Kiến trúc bao gồm:
  • Biên bản cuộc họp trước (Minutes of Previous Meeting).
  • Yêu cầu thay đổi (Requests for Change): Các yêu cầu sửa đổi kiến trúc, nguyên tắc, hoặc kiểm soát kinh doanh liên quan đến Hợp đồng Kiến trúc.
  • Miễn trừ (Dispensations): Cơ chế yêu cầu thay đổi kiến trúc, hợp đồng, nguyên tắc hiện có ngoài các thông số hoạt động bình thường. Các trường hợp miễn trừ được cấp trong một khoảng thời gian nhất định và với một bộ tiêu chí dịch vụ và hoạt động đã xác định, không được cấp vô thời hạn.
  • Đánh giá tuân thủ (Compliance Assessments): Đánh giá tuân thủ dựa trên Thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLAs), Thỏa thuận mức độ hoạt động (Operational-Level Agreements - OLAs), mục tiêu chi phí (cost targets) và yêu cầu làm mới kiến trúc (architecture refreshes).
  • Giải quyết tranh chấp (Dispute Resolution): Các tranh chấp chưa được giải quyết thông qua các quy trình Tuân thủ Kiến trúc và miễn trừ.
  • Tài liệu Chiến lược và Định hướng Kiến trúc (Architecture Strategy and Direction Documentation): Mô tả các chiến lược, định hướng và ưu tiên kiến trúc, chỉ được xây dựng bởi Ban Kiến trúc toàn cầu.
  • Các hành động được giao (Actions Assigned): Báo cáo về các hành động được giao tại các cuộc họp trước, được theo dõi bằng trình theo dõi hành động (action tracker).
  • Quản lý Tài liệu Hợp đồng (Contract Documentation Management): Chấp nhận chính thức các cập nhật và thay đổi đối với tài liệu kiến trúc để công bố tiếp.
  • Các vấn đề khác (Any Other Business - AOB): Các vấn đề không được đề cập trực tiếp trong các mục trên.
  • Lịch họp (Schedule of Meetings): Chi tiết và công bố tất cả các ngày họp.

Ban Kiến trúc là một phần không thể thiếu của chiến lược Quản trị Kiến trúc và cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả của các kiến trúc trong một tổ chức.